เทคโนโลยีสำนักงาน
เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัดเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน
เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้
1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่
2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย
3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ในสำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
เครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ที่ควรรู้จัก
- เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิต ในการอ่านเอกสารต้นฉบับและ พิมพ์เอกสารอีกฉบับออกมา
- เครื่องคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์มาจากภาษาละตินว่า Computare ซึ่งหมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของคอมพิวเตอร์ไว้ว่า "เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์"
- เครื่องพิมพ์ (Printer) เครื่องพิมพ์ เป็นอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยผ่านพอร์ตขนานที่มีขนาด 25 พิน เพื่อทำหน้าที่แสดงผลที่ได้จากการ ประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปของอักษร หรือรูปภาพที่จะไปปรากฏอยู่บนกระดาษ
- พล็อตเตอร์ (Plotter) พล็อตเตอร์ เป็นเครื่องพิมพ์ชนิดที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลต่างๆ ลงบนกระดาษที่ทำมาเฉพาะงานเหมาะสำหรับงานเกี่ยวกับการเขียนแบบทางวิศวกรรม และงานตกแต่งภายใน ใช้สำหรับวิศวกรรมและสถาปนิก พล็อตเตอร์ทำงานโดยใช้วิธีเลื่อนกระดาษ โดยสามารถใช้ปากกาได้ 6-8 สี ความเร็วในการทำงานของ พล็อตเตอร์มีหน่วยวัดเป็นนิ้วต่อวินาที (Inches Per Second : IPS) ซึ่งหมายถึงจำนวนนิ้วที่พล็อตเตอร์สามารถ เลื่อนปากกาไปบนกระดาษ
- เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) สแกนเนอร์ (scanner) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้อ่าน หรือสแกนภาพ สแกนข้อมูลเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์คะ ด้วยการแปลงข้อมูลแบบอะนาล็อกให้เป็นดิจิตอล ด้วยการส่องแสงไปยังวัตถุหรือเอกสารที่ต้องการสแกน จากนั้นแสงที่ส่องไปยังวัตถุจะสะท้อนกลับมาและถูกส่งผ่านไปที่ เซลล์ไวแสง ซึ่งจะทำการตรวจจับความเข้มของแสงที่สะท้อนออกมาจากวัตถุและแปลงให้อยู่ในรูปของข้อมูลดิจิตอล ภาพหรือวัตถุที่ได้จากการสแกนก็จะอยู่ในฟอร์แมตของไฟล์รูปภาพ เช่น jpg, bmp
- สำรองไฟ (UPS) UPS (Un-interruptible Power Supply) คือ เครื่องสำรองไฟฟ้าและปรับแรงดันไฟฟ้าอัตโนมัติในกรณีที่ไฟจากการไฟฟ้าเกิดมีปัญหาขึ้นมา เช่นไฟตก ไฟเกิน ไฟดับ หรือไฟกระชาก เป็นต้น โดยที่ UPS จะจ่ายพลังงานออกมาอย่างต่อเนื่องและมีคุณภาพในทุกสถานการณ์ ตลอดจน เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยป้องกันความเสียหายที่สามารถเกิดขึ้นกับอุปกรณ์ไฟฟ้า และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ (โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เชื่อมต่อ) รวมถึงมีหน้าที่ในการจ่ายพลังงานไฟฟ้าสำรองจากแบตเตอรี่ให้แก่อุปกรณ์ไฟฟ้าหรือคอมพิวเตอร์ เมื่อเกิดปัญหาทางไฟฟ้า
- โทรศัพท์ คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกล เราสามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา2. การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร
ในการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จำเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยและกรมไปรษณีย์โทรเลข บริการที่ใช้นี้เรียกว่า “บริการโทรคมนาคม” ซึ่งช่วยให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย บริการเหล่านั้นมีมากมายหลายประเภท ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยมุ่งให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน สามารถที่จะสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่ที่ใช้กันมากและมีวิธีการใช้ง่าย ๆ ได้แก่ บริการโทรศัพท์ (Telephone Services) ซึ่งแบ่งออกเป็น
1. โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Personal Telephone)
2. โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone)
3. โทรศัพท์มือถือ (Mobile)
- เครื่องโทรสาร (Fax) คือ เครื่องมือสื่อสารชนิดหนึ่งซึ่งสามารถส่งข้อมูลไปในรูปของภาพ FAX จะเปลี่ยนสัณญานภาพเป็นสัญญานไฟฟ้าแล้วส่งข้อมูลไปในรูปสัญญาณไฟฟ้าผ่านทางสายโทรศัพท์สัญญาณจะผ่านเข้าเครื่อข่ายขององค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยแล้วจึงส่งไปยังเครื่องรับเครื่องรับจะแปลสัญญาณไฟฟ้าออกมาเป็นสัญญาณภาพทำให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพที่เหมือนกับภาพต้นฉบับที่ส่งทุกประการ
- เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว
- เครื่องฉายข้ามศรีษะ (Projector) เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ หรือบางทีเรียกว่า เครื่องฉายภาพโปร่งใส เพราะวัสดุฉาย เป็นแผ่นโปร่งใส (Transparency) หรืออาจเรียกว่า กระดานชอล์กไฟฟ้าเพราะใช้แทนกระดานชอล์กได้ เป็นเครื่องฉายที่จัดอยู่ในระบบฉายอ้อม ใช้สำหรับฉายภาพ วัสดุ หรือเครื่องมือที่โปร่งใส โดยเขียนข้อความหรือวาดภาพบนแผ่นโปร่งใส ซึ่งอาจจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า แล้วนำมาวางบนเครื่องฉายซึ่งตั้งอยู่หน้าชั้นเรียน ภาพที่ปรากฏบนจอเหมือนการใช้กระดานชอล์ก ซึ่งผู้สอนจะอธิบายประกอบการฉายก็ได้ สะดวกต่อการนำมาใช้
- กระดานถ่ายเอกสาร (Electronic copyboard) กระดานอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Whiteboard) เป็นอุปกรณ์ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับกระดานดำ (Blackboard/Chalkboard) หรือกระดานไวท์บอร์ด (Whiteboard) ซึ่งครูผู้สอนใช้สำหรับนำเสนอข้อมูลให้กับนักเรียนในห้องเรียน กระดานอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระดานสมัยใหม่ซึ่งใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับควบ คุมการทำงานทำให้มีความสามารถมากกว่ากระดานไวด์บอร์ดรุ่นเก่า โดยที่นอกจากจะแสดงข้อมูลต่างๆได้แล้วยังมีความสามารถในการเก็บบันทึกและ พิมพ์สิ่งที่วาดหรือตัวอักษรที่เขียนลงบนกระดานได้ ผู้ใช้สามารถควบคุมฟังชันการทำงานต่างๆได้อย่างสะดวกด้วยระบบสัมผัสด้วยนิ้ว มือหรืออุปกรณ์พิเศษเช่นปากกาอิเล็กทรอนิกส์ Interactive Whiteboard (IWB)
- เครื่องบันทึกเวลา คือ อุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการเรื่องเวลาการเข้า – ออกงานของพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมง ใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหน ทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการคิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตรรุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนัก และมักจะมีข้อผิดพลาดเสมอ รวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงานได้อีกด้วย เช่น การตอกบัตรแทนกัน หรือว่าเข้างานสายแต่ตอกบัตรเช้า เป็นต้น
- เครื่องผนึกซองจดหมาย เป็นเครื่องมือที่ใช้ผนึกซองจดหมายให้โดยอัตโนมัติ ด้วยการทำกาวที่ซองจดหมาย ที่บรรจุเอกสารไว้แล้ว และนำเข้าเครื่องผนึกซองจดหมาย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น