บทที่ 4 การจัดการข้อมูล สารสนเทศ และเอกสารสำนักงาน

ระบบสารสนเทศ 

       ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์
มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็น
สารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว
และถูกต้อง

ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้

1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล
ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข
2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ
สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่อง
คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ
และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์
3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
4. Data หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้
5. Procedure หมายถึง ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ

การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

         การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้

4.1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
          ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน เหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องมีการจัดการข้อมูลในสำนักงานมีดังนี้

4.1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ ย่อมทำได้ง่ายต่อการนำมาใช้ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายได้

4.1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

4.1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

4.1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

4.1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงช่วยให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกำหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลของพนักงานในหน่วยงาน เป็นต้น


4.2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
        การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกครั้งในหัวข้อกระบวนการจัดการข้อมูลกิจกรรมในการจัดการข้อมูล โดยทั่วไปประกอบด้วย

4.2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง

4.2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะเป็นการรวบรัดขั้นตอนทั้ง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เนื่องจากการที่มีเครื่องมือทันสมัยทำให้ลดขั้นตอนได้ อย่างไรก็ตามบางงานก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง เช่น การนำคำตอบจากแบบสอบถามที่ได้จากการสำรวจมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องภายหลัง เป็นต้น

4.2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมี 2 ลักษณะ คือ

        1) ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสารต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำอีกครั้งโดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนึ่ง ในการบันทึกซ้ำอาจจะมีการจัดทำโปรแกรมเพื่อช่วยในการจับหาข้อมูลที่ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมีการร้องเตือนเพื่อให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง

        2) ดาต้าวาลิเดชัน (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสัมพันธ์ในข้อมูล เช่น เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็นตัวอักษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตัวอักษรโอ (O) เป็นต้น

4.2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล (data warehouse) มาช่วยจัดการ ซึ่งจะอธิบายเพิ่มในหัวเรื่องถัดไป

4.2.5 การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถามเพื่อที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาทำการประมวลผลในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานที่ทำงานต่ำกว่า 6 เดือน เป็นต้น

4.2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งแบ่งได้เป็น

        1) การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในส่วนนี้มักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทำข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ข้อมูลชื่อที่อยู่ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มขึ้นมาใหม่จะต้องมีการปรับปรุงแก้เพิ่มเติม เป็นต้น

       2) การสำรองข้อมูล (backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก แผ่นซีดีรอม ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล การที่ข้อมูลถูกทำลาย

4.2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

4.2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

4.2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล หรือการจัดเนื้อที่ใหม่บนจานแม่เหล็กใหม่ (formatting) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้หายไป

การจัดเก็บเอกสาร

        การจัดเก็บเอกสาร  หมายถึง  ขบวนการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้สามารถคนหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่สำคัญไว้แหล่งเดียวกัน  เพื่อให้แหล่งที่เก็บเอกสารปลอดภัยและถาวร

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

1. สำรวจเอกสาร โดยนำเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบดูว่ามีเรื่องอะไรบ้างทยอยออกมาทีละ
แฟ้ม ไม่ต้องเอาออกมาเยอะจะได้ไม่สับสน

2. ให้รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน เพื่อจะ
ได้คัดแยกเอกสารได้ง่ายขึ้น

3. นำเอกสารที่ให้รหัสแล้วมาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวดนำมาให้รหัสหมวด
ย่อย หรือรหัสชื่อแฟ้มเอกสารบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนถัดลงมาจาก
รหัสหมวดใหญ่ด้วยดินสอ

4. ประทับตรากำหนดอายุการเก็บบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมด้านขวามือด้านล่างสุดของเอกสาร

5. นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลำดับเดือนที่เกิดก่อนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อม
กันก็เรียงลำดับวันที่ของเอกสารด้วยจากเลขน้อยไปหาเลขมาก

6. ลงทะเบียนหนังสือ u3648 เก็บ โดยนำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่และแต่ละเดือนมาลงทะเบียน

7. นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหัสหมวดย่อยที่ให้ไว้

8. นำเอกสารแต่ละหมวดย่อยที่ได้มาเรียงลำดับเดือนที่ก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อม
กับเรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาให้เลขมาก

9. จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มนั้นมีเอกสารอยู่
บ้างแล้วจะนำเอกสารใหม่เก็บเพิ่มเติมก็จะต้องนำเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และ
เอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มนั้นมาเรียงลำดับเดือนของเอกสารที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่
เกิดทีหลังสุด พร้อมกับเลขลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก

10. จัดทำบัตรคุมรายละเอียดเอกสารภายในแฟ้ม โดยจะทำเมื่อแฟ้มนั้นเอกสารเต็มแฟ้มแล้ว

11. จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู้

12. จัดทำบัตรคุมต่าง ๆ
- บัตรนำหน้าตู้
- บัตรนำ / บัตรนำรอง
- บัตรยืม / แฟ้มยืม

13. จัดทำบัญชีคุมแฟ้มเอกสาร (จัดเก็บที่ไหน)

รูปแบบของเอกสาร

รูปแบบของเอกสาร แบ่งออกเป็น  2  ประเภท  ได้แก่

1.  เอกสารของหน่วยงานราชการ 

        -   หนังสือภายนอก   

        -   หนังสือภายใน

        -   หนังสือประทับตรา 

        -   หนังสือสั่งการ

       

        -    หนังสือประชาสัมพันธ์

        -   หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น

2. เอกสารของหน่วยงานธุรกิจ

      เป็นเอกสารของหน่วยงานธุรกิจ ทั้ง บริษัท ห้างร้าน มี   หลากหลายรูปแบบทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังนี้ 

- จดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษ

- จดหมายธุรกิจภาษาไทย

- บัญชี ตาราง และงบต่าง ๆ

- แบบฟอร์ม

- จุลสาร

- แผ่นพับ

หนังสือราชการ

           หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนสอบสวน คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว

           ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 และตามประมวลกฎหมายแพ่ง และพาณิชย์ บรรพ 1-6 อาญา มาตรา 1 (7) และ (8) หน้า 574 ให้ความหมาย ของคำว่า “เอกสาร” “เอกสารราชการ” และ “หนังสือ” ดังนี้

        “เอกสาร”    หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่นจะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น

       “เอกสารราชการ”   หมายถึง เอกสารซึ่งเจ้าพนักงานได้ทำขึ้นหรือรับรองในหน้าที่ และหมายความรวมถึงสำเนาเอกสารนั้นๆ ที่เจ้าพนักงานได้รับรองในหน้าที่ด้วย

       “หนังสือ”   หมายถึง เครื่องหมายใช้ขีดเขียนแทนเสียงหรือคำพูด เป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายที่มีไปมา เอกสารที่เขียนหรือพิมพ์ขึ้น บทประพันธ์ หรือข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แล้วรวมเป็นเล่ม

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือภายนอก   คือ หนังสือติดต่อราชการทีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษ
ครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการ มีถึงหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

2. หนังสือภายใน  คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่า หนังสือภายนอกเป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

3. หนังสือประทับตรา   คือ หนังสือที่ใช้ ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้า ส่วนราชการ ระดับกรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

4. หนังสือสั่งการ 

                 - คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ โดยชอบด้วยกฎหมาย โดยใช้กระดาษตราครุฑ

                - ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจกฎหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักในการ ปฏิบัติงาน ใช้กระดาษตราครุฑ

                - ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 

                 - ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ (ใช้กระดาษตราครุฑ)

                 - แถงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อ ทำความเข้าใจในกิจกรรมของทางราชการ หรือ เหตุการณ์ใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน (ใช้กระดาษตราครุฑ)

                  - ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควร เผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

    

                  - หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง   (ใช้กระดาษครุฑ)

                  - รายงานการประชุม การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม ประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

                   - บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา (ใช้กระดาษบันทึกข้อความ)

                   - หนังสืออื่น ๆ คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการ ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ

ความแตกต่างระหว่างหนังสือราชการภายนอก 

และหนังสือราชการภายใน

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ       ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น	1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ          ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับมอบ หมาย	2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ      ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้            กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)	3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้       กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ      เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ       ออกเลขที่ทุกครั้ง	4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น       พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย	5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน	6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

ที่มา :  http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/pichai_l/it01/itsystem.htm