บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

     
        สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)  หมายถึง  เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

      5.1   ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

     -   ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เช่น รายงาน จดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น
     -   ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

       5.2 ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน

     -  ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)
     -  Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
     -  ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
     -  ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ ที่เรียกว่า Call Center
     -  ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็นตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้

โดยผ่านโทรศัพท์ได้รวดเร็ว
    -  ระบบการจัดประชุมทางไกล (Teleconferencing System) การจัดประชุมโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุม อยู่ในสำนักงานก็สามารถประชุมกันได้

โดยมีอุปกรณ์สื่อสาร แบ่งเป็น

• Radio conferencing การประชุมทางไกลมีเสียงซักถาม โต้ตอบกันได้
• Video conferencing การประชุมทางไกลมีทั้งเสียงและภาพ มองเห็นกันได้ โต้ตอบซักถามกันได้

     -  ระบบการทำงานทางไกล (Telecommuting system)

• computer conferencing การประชุมติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข่าวสารและสนทนาผ่านอินเตอร์เน็ต

     -  ระบบอินเทอร์เน็ต สามารถสื่อสารได้ทั้งภาพ เสียง สื่อสารได้ทั่วโลกในสำนักงานอัตโนมัติ ในปัจจุบันมีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในสำนักงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานของรัฐ เช่น สำนักงานข้าราชการพลเรือนได้นำมาใช้ ทำให้การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การดำเนินงานการรับ – ส่ง หนังสือราชการ การจัดการ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ       องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

       1. บุคลากร  อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ
       2. กระบวนการปฏิบัติงาน

• การรับเอกสารและข้อมูล
• การบันทึกเอกสารและข้อมูล
• การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
• การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
• การกระจายข่าวสาร
• การขยายรูปแบบเอกสาร
• การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
• การกำจัดและการทำลายเอกสาร
• การดูแลความมั่นคงปลอดภัย

       3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
           ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

      4. เทคโนโลยี
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

     5. การบริหารจัดการ
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

ประเภทของระบบสารสนเทศสำนักงาน

1.  ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
     - ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
     - การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
     - การทำสำเนา (Reprographics)
     - หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)

2.  ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
     - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
     - ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
     - โทรสาร (Facsimile)

3.  ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
     - การทำงานทางไกล (Telecommuting)

4.  ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
     - โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
     - โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)

ที่มา : http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm
http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm

 http://uhost.rmutp.ac.th/kanlayanee.so/L4/4-4-3.htm