วันพฤหัสบดีที่ 5 กันยายน พ.ศ. 2556

บทที่ 5 เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต

ความเป็นมาของอินเตอร์เน็ต

          ในปี พ.ศ. ๒๕๐๐ ประเทศรัสเซียส่งดาวเทียมขึ้นสู่อวกาศได้สำเร็จ กระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกาจึงได้รับรู้ว่า เทคโนโลยีชั้นสูงของประเทศยังล้าหลังกว่าของรัสเซีย ซึ่งส่งผลให้เกิดการตื่นตัวที่จะพัฒนาเทคโนโลยีชั้นสูง รัฐบาลสหรัฐอเมริกาโดยกระทรวงกลาโหมจึงก่อตั้งหน่วยงานวิจัยชั้นสูงที่ชื่อว่า Advanced ResearchProjects Agency หรือที่รู้จักกันในนามของ ARPA

          ต่อมา ในปี พ.ศ. ๒๕๐๘ ARPA ได้ให้ทุนแก่มหาวิทยาลัยของสหรัฐอเมริกา เพื่อการทำวิจัยในหัวข้อเรื่อง เครือข่ายการทำงานร่วมกันของคอมพิวเตอร์แบบแบ่งเวลางาน (Cooperative net-work of Time-Shared Computers) หลังจากนั้นอีก ๓ ปี กระทรวงกลาโหมก็ได้สนับสนุนโครง-การวิจัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ชื่อว่า ARPANETจนกระทั่งในปี พ.ศ. ๒๕๑๒ โครงการ ARPANETได้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัย ๔ แห่งเข้าด้วยกันในปี พ.ศ. ๒๕๑๔ เครือข่าย ARPANETขยายใหญ่ขึ้น และสามารถเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยต่างๆได้ถึง ๒๓ เครื่อง

         จากการศึกษาเรื่องเครือข่ายคอมพิวเตอร์จนถึงระยะเวลานั้น ผู้พัฒนาเครือข่ายหลายคนเริ่มเห็นปัญหาของการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ที่มีหลากหลายชนิด และหลากหลายผลิตภัณฑ์ จึงทำให้เกิดปัญหายุ่งยากในการเชื่อมโยง แนวความคิดที่จะสร้างระบบเปิดจึงเกิดขึ้น กล่าวคือ กำหนดมาตรฐานกลางที่ผลิตภัณฑ์ทุกยี่ห้อสามารถจะเชื่อมโยงเข้าสู่มาตรฐานนี้ได้

         แนวคิดในการเชื่อมโยงเครือข่ายเข้าด้วยกันและเชื่อมโยงในลักษณะวงกว้างเป็นสิ่งที่เป็นไปได้ดังนั้น ในปี พ.ศ. ๒๕๑๕ ผู้พัฒนาเครือข่ายจึงสร้างโพรโทคอลใหม่ และให้ชื่อว่า TCP/IP (Trans-mission Control Protocol / Internet Protocol)และให้ชื่อเครือข่ายที่เชื่อมโยงโดยใช้โพรโทคอลนี้ว่า อินเทอร์เน็ต หลังจากนั้น โครงการARPANET ได้นำโพรโทคอล TCP/IP ไปใช้

          การพัฒนาเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ดำเนิน-การต่อมา ถึงแม้ว่าในช่วงหลัง กระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกาได้ยกเลิกการสนับสนุน และหันกลับไปทำวิจัยและพัฒนาเอง เครือข่ายนี้ก็เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว และมีการพัฒนามาตรฐานต่างๆเข้ามาใช้ประกอบร่วมกันอย่างต่อเนื่อง จนในที่สุดได้กลายเป็นมาตรฐานการสื่อสารที่ชื่อว่า TCP/IP และใช้ชื่อเครือข่ายว่า อินเทอร์เน็ต(Internet)

          ต่อมาการบริหารและดำเนินงานเครือข่ายได้รับการสนับสนุนจากมูลนิธิการศึกษาวิทยา-ศาสตร์แห่งชาติ สหรัฐอเมริกา หรือที่ใช้ชื่อย่อว่าNSF (National Science Foundation) มีการตั้งคณะกรรมการเข้ามาบริหารเครือข่ายกลางที่เปิด โอกาสให้ผู้อื่นเข้ามาเชื่อมโยง และได้ดำเนินการจนอินเทอร์เน็ตกลายเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ยิ่งใหญ่ของโลก

           สำหรับในประเทศไทย เริ่มเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตตั้งแต่กลางปี พ.ศ. ๒๕๓๐ โดยมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้ทำการเชื่อมโยงเพื่อส่งอิเล็กทรอนิกส์เมลกับประเทศออสเตรเลียซึ่งทำให้มีระบบอิเล็กทรอนิกส์เมลเชื่อมต่อกันอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรก ต่อมาในวันที่ ๒๗กรกฎาคม พ.ศ. ๒๕๓๕ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้เช่าสายวงจรเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรกในช่วงระยะเวลาเดียวกันนี้ กระทรวงวิทยาศาสตร์ฯโดยศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ ก็ได้มีโครงการที่จะเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยขึ้น เครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยในประเทศไทยได้พัฒนาก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ จนทำให้มีสถาบันออนไลน์กับอินเทอร์เน็ตเป็นกลุ่มแรก ได้แก่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลับ มหาวิทยาลับธรรมศาสตร์สถาบันเทคโนโลยีแห่งเอเซีย มหาวิทยาลัยสงขลา-นครินทร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ และศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ

         การพัฒนาเครือข่ายจึงเป็นไปตามกระแสการเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบสากล มาตรฐานการเชื่อมโยงเป็นแบบโพรโทคอล TCP/IP ตามมาตรฐานนี้มีการกำหนดหมายเลขแอดเดรสให้แก่เครือข่ายและเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยมีการสร้างเป็นลำดับชั้นเพื่อให้การเชื่อมโยงเครือข่ายเป็นระบบ แอดเดรสนี้จึงมีชื่อว่า ไอพีแอดเดรส (IP address)

        ไอพีแอดเดรสทุกตัวจะต้องได้รับการลงทะเบียน เพื่อจะได้มีหมายเลขไม่ซ้ำกันทั่วโลกการกำหนดแอดเดรสจะเป็นการกำหนดหมายเลขให้แก่เครือข่าย

        ผู้ใช้เครือข่ายย่อยในเครือข่ายที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตจะเป็นสมาชิกของอินเทอร์เน็ตโดยปริยาย เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนสามารถเชื่อมโยงกับเครื่องอื่นๆได้ทั่วโลก ผู้ใช้งานอยู่ที่บ้านสามารถใช้คอมพิวเตอร์จากบ้านต่อผ่านโมเด็มมาที่เครื่องหลัก หลังจากนั้นก็จะเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายต่างๆได้ นิสิตนักศึกษาซึ่งอยู่ที่บ้านจะสามารถติดต่อกับอาจารย์ผู้สอนในมหาวิทยาลัยหรือติดต่อกับเพื่อนๆได้ ทั้งในมหาวิทยาลัยและต่างมหาวิทยาลัย หรือในต่างประเทศ

          อินเทอร์เน็ตจึงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์มีอัตราการขยายตัวอย่างรวดเร็ว จนคาดกันว่าในอนาคต เครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะเชื่อมโยงคนทั้งโลกเข้าด้วยกัน

          เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในประเทศไทยสามารถเชื่อมโยงได้ทุกมหาวิทยาลัย โดยมีการเชื่อมโยงเข้าสู่อินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงกันในประเทศซึ่งจัดการโดยหน่วยบริการอินเทอร์เน็ต หรือที่เรียกว่า ISP (Internet Service Provider)หน่วยบริการ ISP จะมีสายเชื่อมโยงไปยังต่างประเทศเข้าสู่อินเทอร์เน็ต

          ในปี พ.ศ. ๒๕๓๕ เครือข่ายระหว่างมหาวิทยาลัยได้เชื่อมโยงกัน โดยมีแกนกลางคือศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ และให้ชื่อเครือข่ายนี้ว่า เครือข่ายไทยสาร(THAISARN - THAI Social / Scientific, Academicand Research Network) การเชื่อมโยงภายในประเทศทำให้ทุกเครือข่ายย่อยสาามารถเชื่อมโยงเป็นอินเทอร์เน็ตสากลได้


บริการต่าง ๆ บนอินเตอร์เน็ต

1. World Wide Web (WWW) เครือข่ายใยแมงมุม
            เป็นการเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างข้อมูลในรูปของ Interactive Multimedia คือ มีทั้งรูปภาพ ข้อความ ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ อีกทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังใช้ระบบที่เรียกว่า hypertext กล่าวคือ จะมีคำสำคัญหรือรูปภาพในข้อมูลนั้นที่จะช่วยให้ท่าน เข้าสู่รายละเอียดที่ลึกและกว้างขวางยิ่งขึ้น คำสำคัญดังกล่าวจะเป็นคำที่เป็นตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ เพียง แต่ท่านเลือกกด ที่คำ ที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ นั้น ๆ ท่านก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (ข้อมูลเหล่านี้จะมีผู้สร้างขึ้นมาและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ทั่วโลก)


2. ไปรษณีย์อิเลคทรอนิคส์ (Electronic Mail หรือ E-Mail)
             เป็นบริการหนึ่งบนอินเทอร์เนตที่คนนิยมใช้กันมากคือส่งจดหมายโดยทางคอมพิวเตอร์ถึงผู้ที่มีบัญชีอินเตอร์เน็ต ด้วยกันไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลคนละซีกโลกจดหมายก็จะไปถึงอย่างสะดวกรวดเร็วและง่ายดายโปรแกรมที่ใช้ ได้แก่ Hotmail  , YahooMail , ThaiMail และยังมี Mail ต่าง ๆ ที่ให้บริการอย่างมากมายในปัจจุบัน ตามหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ



3. Search Engine (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)
                Search Engine เป็นเว็บไซต์ที่มีเครื่องมือในการที่จะค้นหาเว็บไซต์ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ ตัวเองโดยอัตโนมัติ เช่น Google.com หรือ Altavista.com ซึ่งเครื่องมือนี้ มีชื่อเรียกว่า Search Robot จะทำหน้าที่คอยวิ่งเข้าไปอ่านข้อความจากหน้าเว็บไซต์ ของเว็บต่าง ๆ แล้วนำมาจัดลำดับคำค้นหา (Index) ที่มีในเว็บไซต์เหล่านั้น เก็บไว้ในฐานข้อมูลของตนเอง เมื่อเราเข้าไปใช้บริการ
กับ Search Engine


4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )
             Instant Messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก IM คือการสื่อสารสำรองเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ

 
5.Telnet 
        เป็นบริการที่ช่วยให้เราสามารถเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์อื่นเสมือนหนึ่งไปนั่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของที่นั่น โปรแกรมที่ช่วยให้ท่านใช้บริการนี้ได้คือ โปรแกรม NCSA Telnet เมื่อเปิดโปรแกรมแล้วให้พิมพ์คำสั่ง Telnet ดังในรูปภาพข้างล่างเมื่อท่านใช้คำสั่ง Telnet แล้วให้พิมพ์ที่อยู๋ของแหล่งข้อมูลนั้น ท่านก็จะสามารถเข้าสู่ระบบข้อมูลนั้น ๆ ได้เสมือนท่านไปนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของเครื่อง ๆ นั้นเลยทีเดียว ระบบ Telnet



6. FTP (File Transfer Protocol)
          คือ บริการที่ใช้ในการโอนย้าย file หรือข้อมูลจากคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังอีกคอมพิวเตอร์หนึ่ง สามารถโอนย้ายข้อมูล เช่น รูปภาพ , ข้อความ , บทความ , คู่มือ และโปรแกรมต่าง ๆ

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )
             WebBoard คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในลักษณะเป็น กระดานสนทนา เป็นกระดานแจ้งข่าวสาร ข้อมูล และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน


โปรแกรม Browser
              Browser คือเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถท่องเที่ยวไปในโลกอินเตอร์เน็ตได้อย่างไร้ขีดกั้นทางด้านพรมแดน นอกจากนี้ Browser ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการเยี่ยมชมเว็บไซต์ต่างๆ หน้าตาของ browser จะแตกต่างกันไปตามแต่การออกแบบการใช้งานของโปรแกรมแต่ละค่าย ซึ่งที่เป็นที่นิยมในปัจจุบัน ได้แก่ Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla FireFox และ Safari

              Browser แต่ละตัวจะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกันออกไปตามนโยบายของผู้ผลิต ด้วยเหตุนี้การท่องอินเตอร์เนตเข้าไปในเว็บไซต์แต่ละเว็บอาจมีการแสดงผลของรูปแบบเว็บไซต์ที่แตกต่างกันไปน้อยจนถึงมาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าเว็บไซต์นั้นๆ มีการเขียนขึ้นมาเพื่อรองรับ Browserแต่ละตัวนั้นได้มากน้อยแค่ไหน ดังนั้นจึงไม่ต้องแปลใจว่าทำไมบางทีเว็บไซต์เว็บเดียวกันแต่เปิดคนละ Browser อาจจะมีการแสดงผลหรือการรองรับการใช้งาน Browser ที่ไม่เหมือนกัน การจะเลือกใช้งาน Browser ตัวไหนนั้น ในส่วนนี้ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของผู้ใช้งานเป็นหลัก

อีเมล์ (E-mail)
                อีเมล (e-mail, email) ย่อมาจาก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail) คือ  วิธีการหนึ่งของการแลกเปลี่ยนข้อความแบบดิจิทัล

                e-mail เป็นการแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านระบบโทรคมนาคม ข่าวสารหรือข้อความของ e- mail จะเป็นไฟล์ประเภทข้อความ อย่างไรก็ตามสามารถส่งไฟล์ประเภทอื่น เช่น ไฟล์ประเภทภาพหรือเสียง เป็นไฟล์ที่แนบไปในรหัสแบบ binary โดย e- mail เป็นสิ่งแรกที่ใช้อย่างกว้างขวางในอินเตอร์เน็ต และเป็นสัดส่วนใหญ่ในการใช้ traffic บนอินเตอร์เน็ต e- mail สามารถแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ใช้ของ online service provider กับระบบเครือข่ายอื่น นอกจากนี้ ภายในอินเตอร์เน็ต e- mail เป็นโปรโตคอลแบบหนึ่งที่รวมอยู่ใน Transport Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) โปรโตคอลที่นิยมสำหรับการส่ง e- mail คือ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) และโปรโตคอล ที่นิยมในการรับ e- mail คือ POP3 ทั้ง Netscape และ Microsoft ได้รวม e- mail และส่วนประกอบการทำงานใน web browser

วันพฤหัสบดีที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 4 การจัดการข้อมูล สารสนเทศ และเอกสารสำนักงาน

ระบบสารสนเทศ 

       ระบบสารสนเทศ (Information System ) หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์
มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็น
สารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว
และถูกต้อง

ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้
1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล
ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข
2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ
สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่อง
คอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ
และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์
3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ
4. Data หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้
5. Procedure หมายถึง ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ


การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

         การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้

4.1 ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
          ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล ประกอบกับการแข่งขันทางธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อตอบสนองการดำเนินธุรกิจและตัดสินใจไม่รุนแรงมากเท่าปัจจุบัน เหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องมีการจัดการข้อมูลในสำนักงานมีดังนี้

4.1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ ย่อมทำได้ง่ายต่อการนำมาใช้ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายได้

4.1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

4.1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

4.1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

4.1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงช่วยให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกำหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลของพนักงานในหน่วยงาน เป็นต้น


4.2 กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
        การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกครั้งในหัวข้อกระบวนการจัดการข้อมูลกิจกรรมในการจัดการข้อมูล โดยทั่วไปประกอบด้วย

4.2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง

4.2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะเป็นการรวบรัดขั้นตอนทั้ง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เนื่องจากการที่มีเครื่องมือทันสมัยทำให้ลดขั้นตอนได้ อย่างไรก็ตามบางงานก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง เช่น การนำคำตอบจากแบบสอบถามที่ได้จากการสำรวจมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องภายหลัง เป็นต้น

4.2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมี 2 ลักษณะ คือ

        1) ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสารต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำอีกครั้งโดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนึ่ง ในการบันทึกซ้ำอาจจะมีการจัดทำโปรแกรมเพื่อช่วยในการจับหาข้อมูลที่ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมีการร้องเตือนเพื่อให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง

        2) ดาต้าวาลิเดชัน (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสัมพันธ์ในข้อมูล เช่น เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็นตัวอักษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตัวอักษรโอ (O) เป็นต้น

4.2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล (data warehouse) มาช่วยจัดการ ซึ่งจะอธิบายเพิ่มในหัวเรื่องถัดไป

4.2.5 การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถามเพื่อที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาทำการประมวลผลในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานที่ทำงานต่ำกว่า 6 เดือน เป็นต้น

4.2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งแบ่งได้เป็น

        1) การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในส่วนนี้มักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทำข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ข้อมูลชื่อที่อยู่ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มขึ้นมาใหม่จะต้องมีการปรับปรุงแก้เพิ่มเติม เป็นต้น

       2) การสำรองข้อมูล (backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก แผ่นซีดีรอม ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล การที่ข้อมูลถูกทำลาย

4.2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

4.2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

4.2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล หรือการจัดเนื้อที่ใหม่บนจานแม่เหล็กใหม่ (formatting) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้หายไป

การจัดเก็บเอกสาร
        การจัดเก็บเอกสาร  หมายถึง  ขบวนการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ และสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการ วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้สามารถคนหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ เพื่อรวบรวมเอกสารที่สำคัญไว้แหล่งเดียวกัน  เพื่อให้แหล่งที่เก็บเอกสารปลอดภัยและถาวร


ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

1. สำรวจเอกสาร โดยนำเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบดูว่ามีเรื่องอะไรบ้างทยอยออกมาทีละ
แฟ้ม ไม่ต้องเอาออกมาเยอะจะได้ไม่สับสน

2. ให้รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน เพื่อจะ
ได้คัดแยกเอกสารได้ง่ายขึ้น

3. นำเอกสารที่ให้รหัสแล้วมาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวดนำมาให้รหัสหมวด
ย่อย หรือรหัสชื่อแฟ้มเอกสารบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนถัดลงมาจาก
รหัสหมวดใหญ่ด้วยดินสอ

4. ประทับตรากำหนดอายุการเก็บบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมด้านขวามือด้านล่างสุดของเอกสาร

5. นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลำดับเดือนที่เกิดก่อนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อม
กันก็เรียงลำดับวันที่ของเอกสารด้วยจากเลขน้อยไปหาเลขมาก

6. ลงทะเบียนหนังสือ u3648 เก็บ โดยนำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่และแต่ละเดือนมาลงทะเบียน

7. นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหัสหมวดย่อยที่ให้ไว้

8. นำเอกสารแต่ละหมวดย่อยที่ได้มาเรียงลำดับเดือนที่ก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อม
กับเรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาให้เลขมาก

9. จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มนั้นมีเอกสารอยู่
บ้างแล้วจะนำเอกสารใหม่เก็บเพิ่มเติมก็จะต้องนำเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และ
เอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มนั้นมาเรียงลำดับเดือนของเอกสารที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่
เกิดทีหลังสุด พร้อมกับเลขลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก

10. จัดทำบัตรคุมรายละเอียดเอกสารภายในแฟ้ม โดยจะทำเมื่อแฟ้มนั้นเอกสารเต็มแฟ้มแล้ว

11. จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู้

12. จัดทำบัตรคุมต่าง ๆ
- บัตรนำหน้าตู้
- บัตรนำ / บัตรนำรอง
- บัตรยืม / แฟ้มยืม

13. จัดทำบัญชีคุมแฟ้มเอกสาร (จัดเก็บที่ไหน)


รูปแบบของเอกสาร

รูปแบบของเอกสาร แบ่งออกเป็น  2  ประเภท  ได้แก่
1.  เอกสารของหน่วยงานราชการ 

        -   หนังสือภายนอก   

        -   หนังสือภายใน
        -   หนังสือประทับตรา 

        -   หนังสือสั่งการ
       
        -    หนังสือประชาสัมพันธ์

        -   หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น
2. เอกสารของหน่วยงานธุรกิจ

      เป็นเอกสารของหน่วยงานธุรกิจ ทั้ง บริษัท ห้างร้าน มี   หลากหลายรูปแบบทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังนี้ 

- จดหมายธุรกิจภาษาอังกฤษ

- จดหมายธุรกิจภาษาไทย

- บัญชี ตาราง และงบต่าง ๆ

- แบบฟอร์ม

- จุลสาร

- แผ่นพับ

หนังสือราชการ
           หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐาน การสืบสวนสอบสวน คำร้องหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเอกสารนั้นได้ลงทะเบียนรับเข้าของทางราชการแล้ว

           ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 และตามประมวลกฎหมายแพ่ง และพาณิชย์ บรรพ 1-6 อาญา มาตรา 1 (7) และ (8) หน้า 574 ให้ความหมาย ของคำว่า “เอกสาร” “เอกสารราชการ” และ “หนังสือ” ดังนี้

        “เอกสาร”    หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งได้ทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่นจะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น

       “เอกสารราชการ”   หมายถึง เอกสารซึ่งเจ้าพนักงานได้ทำขึ้นหรือรับรองในหน้าที่ และหมายความรวมถึงสำเนาเอกสารนั้นๆ ที่เจ้าพนักงานได้รับรองในหน้าที่ด้วย

       “หนังสือ”   หมายถึง เครื่องหมายใช้ขีดเขียนแทนเสียงหรือคำพูด เป็นลายลักษณ์อักษร จดหมายที่มีไปมา เอกสารที่เขียนหรือพิมพ์ขึ้น บทประพันธ์ หรือข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แล้วรวมเป็นเล่ม

หนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ

1. หนังสือภายนอก   คือ หนังสือติดต่อราชการทีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษ
ครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการ มีถึงหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

2. หนังสือภายใน  คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่า หนังสือภายนอกเป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

3. หนังสือประทับตรา
  คือ หนังสือที่ใช้ ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้า ส่วนราชการ ระดับกรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกอง หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

4. หนังสือสั่งการ 

                 - คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ โดยชอบด้วยกฎหมาย โดยใช้กระดาษตราครุฑ

                - ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจกฎหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักในการ ปฏิบัติงาน ใช้กระดาษตราครุฑ

                - ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ 

                 - ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ (ใช้กระดาษตราครุฑ)

                 - แถงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อ ทำความเข้าใจในกิจกรรมของทางราชการ หรือ เหตุการณ์ใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน (ใช้กระดาษตราครุฑ)

                  - ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควร เผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
    
                  - หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง   (ใช้กระดาษครุฑ)

                  - รายงานการประชุม การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม ประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

                   - บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา (ใช้กระดาษบันทึกข้อความ)

                   - หนังสืออื่น ๆ คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการ ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ


ความแตกต่างระหว่างหนังสือราชการภายนอก 
และหนังสือราชการภายใน

หนังสือภายนอก  
หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ
      ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น
1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า
ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
         ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับมอบ หมาย
2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
     ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้            กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้
      กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ
     เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ
      ออกเลขที่ทุกครั้ง
4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น
      พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน



วันพุธที่ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน

         เทคโนโลยีสำนักงาน  หมายถึง  เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology )  คือ  เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน

      เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี ประเภทดังนี้
       1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่
                2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย
               3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ในสำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

เครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ที่ควรรู้จัก

     เครื่องถ่ายเอกสาร  เป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิต ในการอ่านเอกสารต้นฉบับและ พิมพ์เอกสารอีกฉบับออกมา

    
    -  เครื่องคอมพิวเตอร์   คอมพิวเตอร์มาจากภาษาละตินว่า Computare ซึ่งหมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ  พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของคอมพิวเตอร์ไว้ว่า "เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์" 


     
    -  เครื่องพิมพ์  (Printer)   เครื่องพิมพ์ เป็นอุปกรณ์ที่ต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยผ่านพอร์ตขนานที่มีขนาด 25 พิน เพื่อทำหน้าที่แสดงผลที่ได้จากการ ประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปของอักษร หรือรูปภาพที่จะไปปรากฏอยู่บนกระดาษ
  
      -  พล็อตเตอร์  (Plotter)   พล็อตเตอร์ เป็นเครื่องพิมพ์ชนิดที่ใช้ปากกาในการเขียนข้อมูลต่างๆ ลงบนกระดาษที่ทำมาเฉพาะงานเหมาะสำหรับงานเกี่ยวกับการเขียนแบบทางวิศวกรรม และงานตกแต่งภายใน ใช้สำหรับวิศวกรรมและสถาปนิก พล็อตเตอร์ทำงานโดยใช้วิธีเลื่อนกระดาษ โดยสามารถใช้ปากกาได้ 6-8 สี ความเร็วในการทำงานของ พล็อตเตอร์มีหน่วยวัดเป็นนิ้วต่อวินาที (Inches Per Second : IPS) ซึ่งหมายถึงจำนวนนิ้วที่พล็อตเตอร์สามารถ เลื่อนปากกาไปบนกระดาษ 

   -  เครื่องสแกนเนอร์  (Scanner)  สแกนเนอร์ (scanner)  เป็นอุปกรณ์ที่ใช้อ่าน หรือสแกนภาพ สแกนข้อมูลเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์คะ ด้วยการแปลงข้อมูลแบบอะนาล็อกให้เป็นดิจิตอล ด้วยการส่องแสงไปยังวัตถุหรือเอกสารที่ต้องการสแกน  จากนั้นแสงที่ส่องไปยังวัตถุจะสะท้อนกลับมาและถูกส่งผ่านไปที่ เซลล์ไวแสง ซึ่งจะทำการตรวจจับความเข้มของแสงที่สะท้อนออกมาจากวัตถุและแปลงให้อยู่ในรูปของข้อมูลดิจิตอล  ภาพหรือวัตถุที่ได้จากการสแกนก็จะอยู่ในฟอร์แมตของไฟล์รูปภาพ เช่น jpg, bmp

   - สำรองไฟ (UPS)  UPS (Un-interruptible Power Supply) คือ เครื่องสำรองไฟฟ้าและปรับแรงดันไฟฟ้าอัตโนมัติในกรณีที่ไฟจากการไฟฟ้าเกิดมีปัญหาขึ้นมา เช่นไฟตก ไฟเกิน ไฟดับ หรือไฟกระชาก เป็นต้น โดยที่ UPS จะจ่ายพลังงานออกมาอย่างต่อเนื่องและมีคุณภาพในทุกสถานการณ์ ตลอดจน เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยป้องกันความเสียหายที่สามารถเกิดขึ้นกับอุปกรณ์ไฟฟ้า และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์ (โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เชื่อมต่อ) รวมถึงมีหน้าที่ในการจ่ายพลังงานไฟฟ้าสำรองจากแบตเตอรี่ให้แก่อุปกรณ์ไฟฟ้าหรือคอมพิวเตอร์ เมื่อเกิดปัญหาทางไฟฟ้า 

  -  โทรศัพท์   คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกล เราสามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ
         1. การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา
         2. การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร 

    ในการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จำเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยและกรมไปรษณีย์โทรเลข บริการที่ใช้นี้เรียกว่า “บริการโทรคมนาคม” ซึ่งช่วยให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย บริการเหล่านั้นมีมากมายหลายประเภท ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยมุ่งให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน สามารถที่จะสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่ที่ใช้กันมากและมีวิธีการใช้ง่าย ๆ ได้แก่ บริการโทรศัพท์ (Telephone Services) ซึ่งแบ่งออกเป็น
    1. โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Personal Telephone)
    2. โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone)
    3. โทรศัพท์มือถือ (Mobile)



   - เครื่องโทรสาร (Fax)   คือ เครื่องมือสื่อสารชนิดหนึ่งซึ่งสามารถส่งข้อมูลไปในรูปของภาพ FAX จะเปลี่ยนสัณญานภาพเป็นสัญญานไฟฟ้าแล้วส่งข้อมูลไปในรูปสัญญาณไฟฟ้าผ่านทางสายโทรศัพท์สัญญาณจะผ่านเข้าเครื่อข่ายขององค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยแล้วจึงส่งไปยังเครื่องรับเครื่องรับจะแปลสัญญาณไฟฟ้าออกมาเป็นสัญญาณภาพทำให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพที่เหมือนกับภาพต้นฉบับที่ส่งทุกประการ

   

-  เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า   เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว

    - เครื่องฉายข้ามศรีษะ (Projector)  เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ หรือบางทีเรียกว่า เครื่องฉายภาพโปร่งใส เพราะวัสดุฉาย เป็นแผ่นโปร่งใส (Transparency) หรืออาจเรียกว่า กระดานชอล์กไฟฟ้าเพราะใช้แทนกระดานชอล์กได้ เป็นเครื่องฉายที่จัดอยู่ในระบบฉายอ้อม ใช้สำหรับฉายภาพ วัสดุ หรือเครื่องมือที่โปร่งใส โดยเขียนข้อความหรือวาดภาพบนแผ่นโปร่งใส ซึ่งอาจจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า แล้วนำมาวางบนเครื่องฉายซึ่งตั้งอยู่หน้าชั้นเรียน ภาพที่ปรากฏบนจอเหมือนการใช้กระดานชอล์ก ซึ่งผู้สอนจะอธิบายประกอบการฉายก็ได้ สะดวกต่อการนำมาใช้

     - กระดานถ่ายเอกสาร (Electronic copyboard)  กระดานอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Whiteboard) เป็นอุปกรณ์ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับกระดานดำ (Blackboard/Chalkboard) หรือกระดานไวท์บอร์ด (Whiteboard) ซึ่งครูผู้สอนใช้สำหรับนำเสนอข้อมูลให้กับนักเรียนในห้องเรียน กระดานอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระดานสมัยใหม่ซึ่งใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับควบ คุมการทำงานทำให้มีความสามารถมากกว่ากระดานไวด์บอร์ดรุ่นเก่า โดยที่นอกจากจะแสดงข้อมูลต่างๆได้แล้วยังมีความสามารถในการเก็บบันทึกและ พิมพ์สิ่งที่วาดหรือตัวอักษรที่เขียนลงบนกระดานได้ ผู้ใช้สามารถควบคุมฟังชันการทำงานต่างๆได้อย่างสะดวกด้วยระบบสัมผัสด้วยนิ้ว มือหรืออุปกรณ์พิเศษเช่นปากกาอิเล็กทรอนิกส์ Interactive Whiteboard (IWB)



     - เครื่องบันทึกเวลา  คือ อุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการเรื่องเวลาการเข้า – ออกงานของพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมง ใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหน ทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการคิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตรรุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนัก และมักจะมีข้อผิดพลาดเสมอ รวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงานได้อีกด้วย เช่น การตอกบัตรแทนกัน หรือว่าเข้างานสายแต่ตอกบัตรเช้า เป็นต้น

     -  เครื่องผนึกซองจดหมาย   เป็นเครื่องมือที่ใช้ผนึกซองจดหมายให้โดยอัตโนมัติ ด้วยการทำกาวที่ซองจดหมาย ที่บรรจุเอกสารไว้แล้ว และนำเข้าเครื่องผนึกซองจดหมาย

วันพฤหัสบดีที่ 6 มิถุนายน พ.ศ. 2556

บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
     
        สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)  หมายถึง  เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

      5.1   ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

     -   ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เช่น รายงาน จดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น
     -   ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

       5.2 ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน

     -  ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)
     -  Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
     -  ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
     -  ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ ที่เรียกว่า Call Center
     -  ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็นตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้

โดยผ่านโทรศัพท์ได้รวดเร็ว
    -  ระบบการจัดประชุมทางไกล (Teleconferencing System) การจัดประชุมโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุม อยู่ในสำนักงานก็สามารถประชุมกันได้

โดยมีอุปกรณ์สื่อสาร แบ่งเป็น
  • Radio conferencing การประชุมทางไกลมีเสียงซักถาม โต้ตอบกันได้
  • Video conferencing การประชุมทางไกลมีทั้งเสียงและภาพ มองเห็นกันได้ โต้ตอบซักถามกันได้
     -  ระบบการทำงานทางไกล (Telecommuting system)
  • computer conferencing การประชุมติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข่าวสารและสนทนาผ่านอินเตอร์เน็ต
     -  ระบบอินเทอร์เน็ต สามารถสื่อสารได้ทั้งภาพ เสียง สื่อสารได้ทั่วโลกในสำนักงานอัตโนมัติ ในปัจจุบันมีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในสำนักงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานของรัฐ เช่น สำนักงานข้าราชการพลเรือนได้นำมาใช้ ทำให้การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การดำเนินงานการรับ – ส่ง หนังสือราชการ การจัดการ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
       องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

       1. บุคลากร  อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ
       2. กระบวนการปฏิบัติงาน
  • การรับเอกสารและข้อมูล
  • การบันทึกเอกสารและข้อมูล
  • การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
  • การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
  • การกระจายข่าวสาร
  • การขยายรูปแบบเอกสาร
  • การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
  • การกำจัดและการทำลายเอกสาร
  • การดูแลความมั่นคงปลอดภัย
       3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
           ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

      4. เทคโนโลยี
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

     5. การบริหารจัดการ
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

ประเภทของระบบสารสนเทศสำนักงาน

1.  ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)

     - ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
     - การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
     - การทำสำเนา (Reprographics)
     - หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)

2.  ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
     - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
     - ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
     - โทรสาร (Facsimile)

3.  ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
     - การทำงานทางไกล (Telecommuting)

4.  ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)

     - โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
     - โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)

บทที่ 1 ความรู้เบื้้องต้นของสำนักงาน


ความหมายของสำนักงาน

            สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ
องค์ประกอบของสํานักงาน
            องค์ประกอบของสํานักงานควรประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ดังนี้

             1. อาคารสถานที่
             สถานที่ตั้งขององคกร ถือเปนสิ่งที่สําคัญ เนื่องจากในยุคปจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถติด เกิดปญหาสภาพสิ่งแวดลอม ดังนั้นในการเลือกสถานที่ตั้งขององคกรควรที่จะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถมาทํางานได้สะดวก และอาจยงทำให้พนักงานมีความสุขในการทํางาน ทําใหทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ

 รูปภาพ อาคารสถานที่ตั้งของสํานักงาน


             2. เครื่องใชสํานักงาน
            เครื่องใชสํานักงานเปรียบเสมือนสิ่งที่ช่วยอํานวยความสะดวกต่อบุคลากร ทาให้ชวยทุนแรงในการทํางาน เครื่องใชสํานักงาน เชน เครื่องถายเอกสาร โทรศัพท เครื่องพิมพดีด คอมพิวเตอรเปนตน


  รูปภาพ  ตัวอย่างอุปกรณ์สำนักงา่น
                     3. ผูปฏิบัติงาน
             ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ชวยใหองค์กรเกิดแรงผลักดันและทําใหเกิดความสําเร็จ ผูปฏิบัติงานจึงเปนไดตั้งแตผูบริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไป ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องภายในสํานักงาน ประกอบดวย 4 ฝายที่สําคัญ  ดังนี้

            1. ผูบริหารระดับสูง (Top Management)  ทําหนาที่วางแผนยุทธศาสตรระยะยาว
            2. ผูบริหารระดับกลาง (Middle Management)  ทําหนาที่วางแผนการบริหาร
            3. ผูบริหารระดับลาง (Lower Management) ทําหนาที่วางแผนระดับปฏิบัติการ
            4. ระดับปฏิบตัิการ (Operation Employee)  ทําหนาที่ปฏบิัติการ

รูปแบบของสำนักงาน

            รูปแบบของสำนักงาน มีอยู่  6  รูปแบบ ได้แก่
             1.  สำนักงานของราชการ  (Bureau)

           สำนักงานของราชการ  (Bureau)  เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)  ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน  จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน
       
          ผู้ให้บริการพูดจาไม่เพราะ ดูท่าทางเป็นเจ้าคนนายคน ไม่เป็นมิตรและอยู่คนละระดับกับคนทั่วไป จนถึงสีสันในห้องทำงานที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารสีเทายิ่งมีอาคารก่อสร้างขนาดใหญ่โตเท่าไรก็มองเห็นความแข็งแกร่งขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างดี นั้นคือ สิ่งที่เราเห็นในสายตาของเด็กคนหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น ที่ว่าการอำเภอ สถานีตำรวจ ไปรษณีย์  โรงเรียน สถานีอนามัย (ชื่อในสมัยนั้น) นี่ยังไม่นับถึง ป้ายชื่อที่บอกสถานที่ทำการแต่ละแห่งที่กินอาณาบริเวณและสูญเสียงบประมาณที่ หน่วยงานเห็นว่าจำเป็นมากกว่า วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานแห่งนั้น เครื่องใช้สำนักงานประกอบไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีดยี่ห้อต่าง ๆ  เครื่องอัดสำเนา  โทรศัพท์แบบอะนาล็อค

             2.  สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)
          สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกต์ใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติโดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติดวยมือ (Manual) ให้มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางานและประหยัดค่าใช้จาย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลข่าวสารไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น  ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว


            3.  สำนักงานไร้กระดาษ  (Paperless Office)

           Paperless Office คือ การลดจํานวนการใช้กระดาษลงโดยการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจดเก็บ บันทึกประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจดทำรายงานต่างๆสำนักงานไร้กระดาษมีวัตถุประสงค์ในการนำสื่อเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ แทนกระดาษเพื่อประหยัดทรัพยากร ใชจอภาพในการทำงานมากขึ้นกวาการใช้เอกสารกระดาษ การส่งผานเอกสารและการพิจารณาอนุมัติโดยใช้ลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ และปรับจากการสําเนากระดาษที่เคยเก็บในแฟ้มเอกสารและตู้เก็บเอกสารมา เป็นบันทึกด้วยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์  เช่น  ซีดีรอม ดิสก์  เป็นต้           
              
 4.  สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
           คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

           
           5.  สำนักงานสีเขียว  (
Green Office)
           
           Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง แล้วสำนักงานมีส่วนอย่างไร และจะเป็นสีเขียวได้กรณีใดบ้าง
                 มี คำศัพท์ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้เริ่มตั้งแต่ Reused, Recycle, Reduce, Repair มีองค์กรหลายแห่งเล็งเห็นความสำคัญหันมาร่วมกันผลิตหรืออย่างน้อยก็กันรายได้ส่วนหนึ่งเพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น โดยสินค้าที่เมื่อนำไปใช้ในสำนักงานจะช่วยลดการใช้และประหยัดพลังงานหรือผลิตสินค้าโดยการ recycleจากผลิตภัณฑ์ต่างๆ การลดการใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจากพลาสติกซึ่งต้องใช้เวลาย่อยสลายที่ยาวนานและ ใช้พลังงานมาก โดยการลดการใช้หรือนำมาใช้อีกครั้ง มีผลิตภัณฑ์เช่น กระดาษหน้าเดียวจำหน่ายเช่นเดียวกันกับกระดาษสองหน้า

       
           6.  สำนักงานเสมือน  (
Virtual Office)            Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้ คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด
           อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานยิ่งมีความทันสมัยยิ่งขึ้น ระบบ wire network ค่อย ๆ ลดความสำคัญลง ต่อไป  ก็เข้าสู่ระบบที่เป็น wireless ทั้งเจ้านายและลูกน้องสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องพบหน้าค่าตากันอีก notebook เข้ามาแทนที่การใช้งานได้ทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน สำนักงานมีเครื่องตกแต่งสำนักงานที่ดูทันสมัย ตู้เก็บเอกสารและเครื่องใช้สำนักงานบางประเภทไม่มีความจำเป็น พนักงานสามารถนั่งทำงานที่จุดใดก็ได้โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ รูปลักษณ์ของสำนักงานที่กะทัดรัด ไม่โอ่โถง มีคนทำงานเพียงแค่ 2-3 คนในแผนกก็สามารถทำงานได้ทั้งหมด พนักงานสำนักงาน จะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้อินเทอร์เน็ต อีเมล และการติดต่อทางผ่านโทรศัพท์มือถือ