เทคโนโลยีสำนักงาน: บทที่ 1 ความรู้เบื้้องต้นของสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ
องค์ประกอบของสํานักงาน
องค์ประกอบของสํานักงานควรประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ดังนี้

1. อาคารสถานที่
สถานที่ตั้งขององคกร ถือเปนสิ่งที่สําคัญ เนื่องจากในยุคปจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถติด เกิดปญหาสภาพสิ่งแวดลอม ดังนั้นในการเลือกสถานที่ตั้งขององคกรควรที่จะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถมาทํางานได้สะดวก และอาจยงทำให้พนักงานมีความสุขในการทํางาน ทําใหทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ

รูปภาพ อาคารสถานที่ตั้งของสํานักงาน

2. เครื่องใชสํานักงาน
เครื่องใชสํานักงานเปรียบเสมือนสิ่งที่ช่วยอํานวยความสะดวกต่อบุคลากร ทาให้ชวยทุนแรงในการทํางาน เครื่องใชสํานักงาน เชน เครื่องถายเอกสาร โทรศัพท เครื่องพิมพดีด คอมพิวเตอรเปนตน

รูปภาพ ตัวอย่างอุปกรณ์สำนักงา่น

3. ผูปฏิบัติงาน
ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ชวยใหองค์กรเกิดแรงผลักดันและทําใหเกิดความสําเร็จ ผูปฏิบัติงานจึงเปนไดตั้งแตผูบริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไป ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องภายในสํานักงาน ประกอบดวย 4 ฝายที่สําคัญ ดังนี้

1. ผูบริหารระดับสูง (Top Management) ทําหนาที่วางแผนยุทธศาสตรระยะยาว
2. ผูบริหารระดับกลาง (Middle Management) ทําหนาที่วางแผนการบริหาร
3. ผูบริหารระดับลาง (Lower Management) ทําหนาที่วางแผนระดับปฏิบัติการ
4. ระดับปฏิบตัิการ (Operation Employee) ทําหนาที่ปฏบิัติการ

รูปแบบของสำนักงาน

รูปแบบของสำนักงาน มีอยู่ 6 รูปแบบ ได้แก่
1. สำนักงานของราชการ (Bureau)

สำนักงานของราชการ (Bureau) เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน) ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน

ผู้ให้บริการพูดจาไม่เพราะ ดูท่าทางเป็นเจ้าคนนายคน ไม่เป็นมิตรและอยู่คนละระดับกับคนทั่วไป จนถึงสีสันในห้องทำงานที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารสีเทายิ่งมีอาคารก่อสร้างขนาดใหญ่โตเท่าไรก็มองเห็นความแข็งแกร่งขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างดี นั้นคือ สิ่งที่เราเห็นในสายตาของเด็กคนหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น ที่ว่าการอำเภอ สถานีตำรวจ ไปรษณีย์ โรงเรียน สถานีอนามัย (ชื่อในสมัยนั้น) นี่ยังไม่นับถึง ป้ายชื่อที่บอกสถานที่ทำการแต่ละแห่งที่กินอาณาบริเวณและสูญเสียงบประมาณที่ หน่วยงานเห็นว่าจำเป็นมากกว่า วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานแห่งนั้น เครื่องใช้สำนักงานประกอบไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีดยี่ห้อต่าง ๆ เครื่องอัดสำเนา โทรศัพท์แบบอะนาล็อค

2. สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)

สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกต์ใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติโดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติดวยมือ (Manual) ให้มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางานและประหยัดค่าใช้จาย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลข่าวสารไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

3. สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

Paperless Office คือ การลดจํานวนการใช้กระดาษลงโดยการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจดเก็บ บันทึกประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจดทำรายงานต่างๆสำนักงานไร้กระดาษมีวัตถุประสงค์ในการนำสื่อเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ แทนกระดาษเพื่อประหยัดทรัพยากร ใชจอภาพในการทำงานมากขึ้นกวาการใช้เอกสารกระดาษ การส่งผานเอกสารและการพิจารณาอนุมัติโดยใช้ลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ และปรับจากการสําเนากระดาษที่เคยเก็บในแฟ้มเอกสารและตู้เก็บเอกสารมา เป็นบันทึกด้วยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ซีดีรอม ดิสก์ เป็นต้น
4. สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

5. สำนักงานสีเขียว (Green Office)

Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง แล้วสำนักงานมีส่วนอย่างไร และจะเป็นสีเขียวได้กรณีใดบ้าง

มี คำศัพท์ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้เริ่มตั้งแต่ Reused, Recycle, Reduce, Repair มีองค์กรหลายแห่งเล็งเห็นความสำคัญหันมาร่วมกันผลิตหรืออย่างน้อยก็กันรายได้ส่วนหนึ่งเพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น โดยสินค้าที่เมื่อนำไปใช้ในสำนักงานจะช่วยลดการใช้และประหยัดพลังงานหรือผลิตสินค้าโดยการ recycleจากผลิตภัณฑ์ต่างๆ การลดการใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจากพลาสติกซึ่งต้องใช้เวลาย่อยสลายที่ยาวนานและ ใช้พลังงานมาก โดยการลดการใช้หรือนำมาใช้อีกครั้ง มีผลิตภัณฑ์เช่น กระดาษหน้าเดียวจำหน่ายเช่นเดียวกันกับกระดาษสองหน้า