บทที่ 2 สำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

     
        สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)  หมายถึง  เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำเอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

      5.1   ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

     -   ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เช่น รายงาน จดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น
     -   ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

       5.2 ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน

     -  ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)
     -  Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
     -  ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
     -  ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ ที่เรียกว่า Call Center
     -  ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็นตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้

โดยผ่านโทรศัพท์ได้รวดเร็ว
    -  ระบบการจัดประชุมทางไกล (Teleconferencing System) การจัดประชุมโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุม อยู่ในสำนักงานก็สามารถประชุมกันได้

โดยมีอุปกรณ์สื่อสาร แบ่งเป็น

• Radio conferencing การประชุมทางไกลมีเสียงซักถาม โต้ตอบกันได้
• Video conferencing การประชุมทางไกลมีทั้งเสียงและภาพ มองเห็นกันได้ โต้ตอบซักถามกันได้

     -  ระบบการทำงานทางไกล (Telecommuting system)

• computer conferencing การประชุมติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข่าวสารและสนทนาผ่านอินเตอร์เน็ต

     -  ระบบอินเทอร์เน็ต สามารถสื่อสารได้ทั้งภาพ เสียง สื่อสารได้ทั่วโลกในสำนักงานอัตโนมัติ ในปัจจุบันมีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในสำนักงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานของรัฐ เช่น สำนักงานข้าราชการพลเรือนได้นำมาใช้ ทำให้การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นระบบ โดยใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การดำเนินงานการรับ – ส่ง หนังสือราชการ การจัดการ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ       องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

       1. บุคลากร  อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ
       2. กระบวนการปฏิบัติงาน

• การรับเอกสารและข้อมูล
• การบันทึกเอกสารและข้อมูล
• การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
• การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
• การกระจายข่าวสาร
• การขยายรูปแบบเอกสาร
• การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
• การกำจัดและการทำลายเอกสาร
• การดูแลความมั่นคงปลอดภัย

       3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
           ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

      4. เทคโนโลยี
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

     5. การบริหารจัดการ
          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

ประเภทของระบบสารสนเทศสำนักงาน

1.  ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
     - ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
     - การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
     - การทำสำเนา (Reprographics)
     - หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)

2.  ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
     - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
     - ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
     - โทรสาร (Facsimile)

3.  ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
     - การทำงานทางไกล (Telecommuting)

4.  ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
     - โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
     - โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)

ที่มา : http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm
http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm

 http://uhost.rmutp.ac.th/kanlayanee.so/L4/4-4-3.htm

บทที่ 1 ความรู้เบื้้องต้นของสำนักงาน

ความหมายของสำนักงาน

            สำนักงาน คือ สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เช่น งานสารบรรณ งานบัญชี บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ
องค์ประกอบของสํานักงาน
            องค์ประกอบของสํานักงานควรประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ดังนี้

             1. อาคารสถานที่
             สถานที่ตั้งขององคกร ถือเปนสิ่งที่สําคัญ เนื่องจากในยุคปจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถติด เกิดปญหาสภาพสิ่งแวดลอม ดังนั้นในการเลือกสถานที่ตั้งขององคกรควรที่จะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถมาทํางานได้สะดวก และอาจยงทำให้พนักงานมีความสุขในการทํางาน ทําใหทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ

 รูปภาพ อาคารสถานที่ตั้งของสํานักงาน

             2. เครื่องใชสํานักงาน
            เครื่องใชสํานักงานเปรียบเสมือนสิ่งที่ช่วยอํานวยความสะดวกต่อบุคลากร ทาให้ชวยทุนแรงในการทํางาน เครื่องใชสํานักงาน เชน เครื่องถายเอกสาร โทรศัพท เครื่องพิมพดีด คอมพิวเตอรเปนตน

  รูปภาพ  ตัวอย่างอุปกรณ์สำนักงา่น

                     3. ผูปฏิบัติงาน
             ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ชวยใหองค์กรเกิดแรงผลักดันและทําใหเกิดความสําเร็จ ผูปฏิบัติงานจึงเปนไดตั้งแตผูบริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไป ผูปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องภายในสํานักงาน ประกอบดวย 4 ฝายที่สําคัญ  ดังนี้

            1. ผูบริหารระดับสูง (Top Management)  ทําหนาที่วางแผนยุทธศาสตรระยะยาว
            2. ผูบริหารระดับกลาง (Middle Management)  ทําหนาที่วางแผนการบริหาร
            3. ผูบริหารระดับลาง (Lower Management) ทําหนาที่วางแผนระดับปฏิบัติการ
            4. ระดับปฏิบตัิการ (Operation Employee)  ทําหนาที่ปฏบิัติการ

รูปแบบของสำนักงาน

            รูปแบบของสำนักงาน มีอยู่  6  รูปแบบ ได้แก่
             1.  สำนักงานของราชการ  (Bureau)

           สำนักงานของราชการ  (Bureau)  เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)  ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน  จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกัน ทั้งเป็นระเบียบ และกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน

       
          ผู้ให้บริการพูดจาไม่เพราะ ดูท่าทางเป็นเจ้าคนนายคน ไม่เป็นมิตรและอยู่คนละระดับกับคนทั่วไป จนถึงสีสันในห้องทำงานที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารสีเทายิ่งมีอาคารก่อสร้างขนาดใหญ่โตเท่าไรก็มองเห็นความแข็งแกร่งขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างดี นั้นคือ สิ่งที่เราเห็นในสายตาของเด็กคนหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น ที่ว่าการอำเภอ สถานีตำรวจ ไปรษณีย์  โรงเรียน สถานีอนามัย (ชื่อในสมัยนั้น) นี่ยังไม่นับถึง ป้ายชื่อที่บอกสถานที่ทำการแต่ละแห่งที่กินอาณาบริเวณและสูญเสียงบประมาณที่ หน่วยงานเห็นว่าจำเป็นมากกว่า วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานแห่งนั้น เครื่องใช้สำนักงานประกอบไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีดยี่ห้อต่าง ๆ  เครื่องอัดสำเนา  โทรศัพท์แบบอะนาล็อค

             2.  สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)

          สํานักงานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นการประยุกต์ใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สํานักงานต่าง ๆ ให้ดําเนินการไปโดยอัตโนมัติโดยที่หลีกเลี่ยงการปฏิบัติดวยมือ (Manual) ให้มากที่สุด ดังนั้นจึงเรียกได้ OA เป็นกระบวนการนําเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในงานสํานักงาน โดยมีวัตถุประสงค์ที่สําคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน ลดระยะเวลาในการทํางานและประหยัดค่าใช้จาย ดังนั้น OA จึงระบบที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลข่าวสารไม่ว่าข้อมูลนั้นจะอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข รูปภาพ เสียง หรือวีดิโอ เป็นต้น  ทําให้สามารถจัดเก็บ และเรียกใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

            3.  สำนักงานไร้กระดาษ  (Paperless Office)

           Paperless Office คือ การลดจํานวนการใช้กระดาษลงโดยการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจดเก็บ บันทึกประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจดทำรายงานต่างๆสำนักงานไร้กระดาษมีวัตถุประสงค์ในการนำสื่อเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ แทนกระดาษเพื่อประหยัดทรัพยากร ใชจอภาพในการทำงานมากขึ้นกวาการใช้เอกสารกระดาษ การส่งผานเอกสารและการพิจารณาอนุมัติโดยใช้ลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ และปรับจากการสําเนากระดาษที่เคยเก็บในแฟ้มเอกสารและตู้เก็บเอกสารมา เป็นบันทึกด้วยสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์  เช่น  ซีดีรอม ดิสก์  เป็นต้น           
               4.  สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

           คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย

           
           5.  สำนักงานสีเขียว  (Green Office)

           

           Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง แล้วสำนักงานมีส่วนอย่างไร และจะเป็นสีเขียวได้กรณีใดบ้าง

                 มี คำศัพท์ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้เริ่มตั้งแต่ Reused, Recycle, Reduce, Repair มีองค์กรหลายแห่งเล็งเห็นความสำคัญหันมาร่วมกันผลิตหรืออย่างน้อยก็กันรายได้ส่วนหนึ่งเพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น โดยสินค้าที่เมื่อนำไปใช้ในสำนักงานจะช่วยลดการใช้และประหยัดพลังงานหรือผลิตสินค้าโดยการ recycleจากผลิตภัณฑ์ต่างๆ การลดการใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจากพลาสติกซึ่งต้องใช้เวลาย่อยสลายที่ยาวนานและ ใช้พลังงานมาก โดยการลดการใช้หรือนำมาใช้อีกครั้ง มีผลิตภัณฑ์เช่น กระดาษหน้าเดียวจำหน่ายเช่นเดียวกันกับกระดาษสองหน้า

       
           6.  สำนักงานเสมือน  (Virtual Office)            Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้ คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด
           อุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานยิ่งมีความทันสมัยยิ่งขึ้น ระบบ wire network ค่อย ๆ ลดความสำคัญลง ต่อไป  ก็เข้าสู่ระบบที่เป็น wireless ทั้งเจ้านายและลูกน้องสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องพบหน้าค่าตากันอีก notebook เข้ามาแทนที่การใช้งานได้ทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน สำนักงานมีเครื่องตกแต่งสำนักงานที่ดูทันสมัย ตู้เก็บเอกสารและเครื่องใช้สำนักงานบางประเภทไม่มีความจำเป็น พนักงานสามารถนั่งทำงานที่จุดใดก็ได้โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ รูปลักษณ์ของสำนักงานที่กะทัดรัด ไม่โอ่โถง มีคนทำงานเพียงแค่ 2-3 คนในแผนกก็สามารถทำงานได้ทั้งหมด พนักงานสำนักงาน จะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้อินเทอร์เน็ต อีเมล และการติดต่อทางผ่านโทรศัพท์มือถือ

ที่มา :  http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_2.pdf   

http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type